ระบบจัดซื้อ PO และ RFQ พร้อมขั้นอนุมัติ

ระบบจัดซื้อคืออะไร

ระบบจัดซื้อคือระบบที่บันทึกและควบคุมขั้นตอนการซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ ตั้งแต่ผู้ใช้งานแจ้งว่าต้องการของ ฝ่ายจัดซื้อหาราคา สั่งซื้อ จนถึงรับของเข้าคลังและบันทึกเจ้าหนี้ เมื่อทุกขั้นตอนอยู่ในระบบเดียว กิจการตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครขอซื้ออะไร สั่งกับใคร ราคาเท่าไร และรับของครบหรือไม่

• บันทึกขั้นตอนซื้อตั้งแต่ขอซื้อจนรับของ
• ตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครสั่งอะไร
• เห็นราคาที่สั่งกับผู้ขายแต่ละราย
• ลดการสั่งซ้ำหรือสั่งโดยไม่มีใครรู้

ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ PO และ RFQ ต่างกันอย่างไร

ใบขอซื้อคือเอกสารภายในที่แผนกต่างๆ ใช้แจ้งความต้องการสินค้า RFQ (Request for Quotation) คือการส่งคำขอใบเสนอราคาไปยังผู้ขาย ส่วนใบสั่งซื้อ PO (Purchase Order) คือเอกสารยืนยันการสั่งซื้อที่ส่งให้ผู้ขายที่เลือกแล้ว ลำดับที่พบบ่อยคือขอซื้อ ขอราคา เทียบราคา อนุมัติ แล้วจึงออก PO

• ใบขอซื้อ คือความต้องการภายในกิจการ
• RFQ คือการขอใบเสนอราคาจากผู้ขาย
• PO คือใบยืนยันสั่งซื้อกับผู้ขายที่เลือก
• ควรเทียบราคาและอนุมัติก่อนออก PO

ทำไมต้องมีขั้นอนุมัติก่อนสั่งซื้อ

การสั่งซื้อคือการผูกพันเงินของกิจการ ถ้าใครก็สั่งได้เองโดยไม่มีผู้ตรวจ ความเสี่ยงคือซื้อเกินความจำเป็น ซื้อจากผู้ขายที่ราคาไม่ดีที่สุด หรือเกิดการสั่งซื้อที่ไม่โปร่งใส ขั้นตอนอนุมัติช่วยให้ผู้มีอำนาจเห็นเอกสารก่อนที่การสั่งซื้อจะเกิดขึ้นจริง และมีร่องรอยว่าใครอนุมัติ

• ป้องกันการซื้อเกินความจำเป็น
• ให้ผู้มีอำนาจตรวจก่อนสั่งซื้อจริง
• มีร่องรอยว่าใครอนุมัติ
• ช่วยให้การซื้อโปร่งใสขึ้น

ระบบจัดซื้อของ SML: ใบขอซื้อ PO และ RFQ

SML Ai Account & ERP รองรับใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ PO ในระบบเดียวกัน นอกจากนี้ยังขอใบเสนอราคาจากผู้ขายหลายราย (RFQ) มาเทียบกันได้ เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อเห็นราคาของแต่ละรายพร้อมกัน ก่อนสั่งซื้อมีขั้นตอนอนุมัติ ผู้ซื้อและผู้อนุมัติเป็นผู้ตัดสินใจเลือกผู้ขายเองทุกครั้ง

• ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ PO
• ขอใบเสนอราคาจากผู้ขายหลายราย (RFQ) มาเทียบ
• มีขั้นตอนอนุมัติก่อนสั่งซื้อ
• คนเป็นผู้ตัดสินใจเลือกผู้ขาย

Reorder Radar บอกว่าสินค้าไหนควรสั่งเพิ่ม

SML มี Motion BI แดชบอร์ดสำหรับผู้บริหาร แสดงยอดขาย กำไร สต๊อก และลูกหนี้ รวมถึง Reorder Radar ที่แสดงสินค้าที่ควรสั่งเพิ่ม ฝ่ายจัดซื้อจึงเห็นรายการที่ใกล้หมดโดยไม่ต้องไล่ตรวจสต๊อกทีละรายการ ส่วนนี้แสดงข้อมูลอย่างเดียว ระบบไม่ได้สร้างใบสั่งซื้อเอง คนเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะสั่งหรือไม่

• Motion BI แสดงยอดขาย กำไร สต๊อก ลูกหนี้
• Reorder Radar แสดงสินค้าที่ควรสั่งเพิ่ม
• แสดงข้อมูลอย่างเดียว ไม่สร้างใบสั่งซื้อเอง
• คนเป็นผู้ตัดสินใจสั่งซื้อ

ต้นทุนซื้อเข้าและบัญชีคำนวณจากเอกสารต้นทาง

เมื่อบันทึกเอกสารซื้อ SML คำนวณสต๊อก ต้นทุน และรายการบัญชี GL ใหม่จากข้อมูลต้นทางทุกครั้ง ผลลัพธ์จึงเหมือนเดิมทุกรอบ ต้นทุนสินค้าใช้วิธีถัวเฉลี่ยเคลื่อนที่ (Moving Average) เรียงตามลำดับเวลาของเอกสาร และรองรับต้นทุนแฝง เช่น ค่าขนส่งที่บวกเข้าต้นทุน ระบบยังรองรับหลายสกุลเงิน และอนุมัติเอกสาร SML Soft มีประสบการณ์กว่า 30 ปี และมีผู้ใช้มากกว่า 10,000 บริษัท

• คำนวณสต๊อก ต้นทุน และบัญชี GL ใหม่จากเอกสารซื้อ
• ต้นทุนแบบถัวเฉลี่ยเคลื่อนที่ (Moving Average)
• รองรับต้นทุนแฝง เช่น ค่าขนส่ง
• รองรับหลายสกุลเงินและอนุมัติเอกสาร