ลงบัญชีอัตโนมัติ บันทึกครั้งเดียว เดบิตเท่าเครดิต

หลักบัญชีคู่ เดบิตต้องเท่ากับเครดิต

บัญชีคู่ (Double-Entry) คือหลักที่ทุกรายการค้าต้องบันทึกอย่างน้อย 2 ด้าน ด้านหนึ่งเป็นเดบิต อีกด้านเป็นเครดิต และยอดทั้งสองด้านต้องเท่ากันเสมอ หลักนี้ทำให้สมการบัญชี สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ สมดุลตลอดเวลา ถ้าเดบิตรวมไม่เท่ากับเครดิตรวม แปลว่ามีรายการบันทึกผิดหรือขาดไป

• ทุกรายการมีทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิต
• ยอดเดบิตรวมต้องเท่ากับยอดเครดิตรวมทุกรายการ
• สินทรัพย์และค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น บันทึกด้านเดบิต
• หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ และรายได้ที่เพิ่มขึ้น บันทึกด้านเครดิต

ตัวอย่างการลงบัญชีจากการขายสินค้าเงินเชื่อ

สมมติกิจการขายสินค้าเงินเชื่อให้ลูกค้า 10,000 บาท สินค้านี้มีต้นทุน 6,000 บาท และกิจการบันทึกสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง ตัวอย่างนี้ไม่รวมภาษีเพื่อให้เห็นหลักการชัด ถ้ากิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะมีบรรทัดภาษีขายเพิ่มตามที่กฎหมายกำหนด การขายหนึ่งครั้งจึงเกิดรายการบัญชี 2 คู่ เดบิตรวม 16,000 บาท เท่ากับเครดิตรวม 16,000 บาท เมื่อลูกค้าชำระเงิน จะบันทึกอีกรายการหนึ่งเพื่อตัดลูกหนี้

• เดบิต ลูกหนี้การค้า 10,000 / เครดิต รายได้จากการขาย 10,000
• เดบิต ต้นทุนขาย 6,000 / เครดิต สินค้าคงเหลือ 6,000
• รวมเดบิต 16,000 = รวมเครดิต 16,000
• วันรับชำระ: เดบิต เงินฝากธนาคาร 10,000 / เครดิต ลูกหนี้การค้า 10,000

ลงบัญชีด้วยมือ ผิดพลาดตรงไหนบ้าง

เมื่อเอกสารซื้อขายกับสมุดบัญชีต้องคีย์แยกกัน ข้อมูลชุดเดียวกันถูกบันทึก 2 รอบ โอกาสผิดจึงเพิ่มขึ้น ทั้งตัวเลขไม่ตรงกับเอกสาร เลือกรหัสบัญชีผิด หรือลืมลงบางรายการ ปัญหาที่หนักกว่าคือเมื่อแก้เอกสารภายหลังแต่ไม่ได้แก้รายการบัญชีตาม ยอดในเอกสารกับยอดในบัญชีจะเริ่มไม่ตรงกันโดยไม่มีใครรู้ จนถึงตอนปิดงบจึงต้องมาไล่กระทบยอดทีละรายการ

• คีย์ข้อมูลชุดเดียวกันซ้ำ 2 รอบ
• เลือกรหัสบัญชีผิด หรือสลับด้านเดบิตกับเครดิต
• แก้เอกสารแล้วไม่ได้แก้รายการบัญชีตาม
• ยอดสต๊อก ต้นทุน และบัญชีไม่ตรงกันตอนปิดงบ

SML บันทึกเอกสารครั้งเดียว ได้ทั้งสต๊อก ต้นทุน และ GL

ใน SML Ai Account & ERP ผู้ใช้บันทึกเฉพาะเอกสารซื้อหรือขาย ระบบคำนวณยอดสต๊อก ต้นทุนสินค้า และรายการบัญชีแยกประเภท (GL) ให้จากข้อมูลในเอกสารนั้น ไม่ต้องลงสมุดรายวันซ้ำ จุดสำคัญคือระบบคำนวณใหม่จากข้อมูลต้นทางทุกครั้ง คำนวณกี่รอบผลลัพธ์ก็เหมือนเดิม ยอดในเอกสาร สต๊อก และบัญชีจึงมาจากข้อมูลชุดเดียวกัน ต้นทุนสินค้าใช้วิธีถัวเฉลี่ยเคลื่อนที่ เรียงตามลำดับเวลาเอกสาร

• บันทึกเอกสารซื้อ-ขายครั้งเดียว ไม่ต้องลงสมุดรายวันซ้ำ
• คำนวณสต๊อก ต้นทุน และรายการ GL จากข้อมูลต้นทาง
• คำนวณซ้ำกี่รอบ ผลลัพธ์เหมือนเดิม
• ต้นทุนสินค้าใช้วิธีถัวเฉลี่ยเคลื่อนที่ (Moving Average)

ตรวจเดบิตเท่าเครดิต และงวดบัญชี ก่อนบันทึก

ก่อนบันทึกรายการลงบัญชีแยกประเภท SML ตรวจว่าเดบิตรวมเท่ากับเครดิตรวม ถ้าไม่เท่ากันระบบไม่ให้บันทึก ระบบยังตรวจงวดบัญชีตอนบันทึกเอกสาร และตัวโปรแกรมออกแบบโดยห้ามเขียนคำสั่งฐานข้อมูลตรงลงตารางเงิน ส่วนค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ระบบสร้างรายการเดบิตและเครดิตให้อัตโนมัติด้วยวิธีเส้นตรง เมื่อต้องยกเลิกเอกสาร ระบบใช้การออกเอกสารยกเลิกแยกต่างหาก ไม่ลบเอกสารเดิม

• เดบิตรวมไม่เท่าเครดิตรวม บันทึกไม่ได้
• ตรวจงวดบัญชีตอนบันทึก
• ห้ามเขียนคำสั่งฐานข้อมูลตรงลงตารางเงิน
• ค่าเสื่อมราคาลงบัญชีอัตโนมัติ (วิธีเส้นตรง)
• ยกเลิกด้วยเอกสารยกเลิก ไม่ลบเอกสารเดิม

ขายหน้าร้านด้วย SML POS ก็ลงบัญชีอัตโนมัติ

สำหรับร้านค้าที่ขายหน้าร้าน บิลจากแอป SML POS ถูกแปลงเป็นเอกสารขาย ลงบัญชี และตัดสต๊อกอัตโนมัติตามคิว พนักงานหน้าร้านไม่ต้องส่งยอดให้ฝ่ายบัญชีคีย์ใหม่ ถ้าอินเทอร์เน็ตหลุด SML POS ยังขายต่อได้ โดยเก็บบิลไว้ในเครื่อง แล้วส่งขึ้นระบบเมื่ออินเทอร์เน็ตกลับมา ร้านค้ายังรับชำระด้วย PromptPay QR และใช้ระบบสมาชิกกับเครื่องมือโปรโมชันได้หลายรูปแบบ

• บิล POS แปลงเป็นเอกสารขายอัตโนมัติตามคิว
• ลงบัญชีและตัดสต๊อกโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ
• อินเทอร์เน็ตหลุดก็ขายต่อได้ เก็บบิลไว้ในเครื่อง
• รับชำระ PromptPay QR พร้อมระบบสมาชิกและโปรโมชัน