ยกเลิกเอกสารบัญชีอย่างไร ไม่ให้ข้อมูลหาย

ทำไมไม่ควรลบเอกสารบัญชีทิ้ง

เอกสารบัญชีทุกใบเป็นหลักฐานของรายการค้าที่เกิดขึ้นจริง เมื่อลบเอกสารทิ้ง หลักฐานนั้นหายไปทั้งใบ เลขที่เอกสารขาดช่วง ยอดในรายงานที่เคยส่งให้ผู้บริหารหรือผู้สอบบัญชีไปแล้วจะไม่ตรงกับข้อมูลปัจจุบัน และไม่มีใครตอบได้ว่าเอกสารนั้นเคยมีรายละเอียดอย่างไร การลบเอกสารยังเปิดช่องให้เกิดการทุจริต เช่น ออกบิลรับเงินแล้วลบทิ้งภายหลัง

• เลขที่เอกสารขาดช่วง ตรวจสอบย้อนหลังไม่ได้
• ยอดในรายงานที่ส่งไปแล้วไม่ตรงกับข้อมูลปัจจุบัน
• ผู้สอบบัญชีไม่เห็นหลักฐานของรายการที่ถูกลบ
• เปิดช่องให้ออกบิลแล้วลบทิ้งเพื่อซ่อนเงิน

หลักการยกเลิกเอกสารที่ถูกต้อง

หลักการทั่วไปคือ เอกสารที่บันทึกแล้วไม่ลบและไม่แก้ทับเงียบๆ เมื่อพบข้อผิดพลาดให้ยกเลิกด้วยเอกสารหรือรายการแยกต่างหากที่อ้างถึงเอกสารเดิม ถ้าต้องการรายการที่ถูกต้องก็ออกเอกสารใบใหม่ วิธีนี้ทำให้เห็นทั้งรายการเดิม รายการยกเลิก และรายการใหม่ครบในระบบ ผู้ตรวจสอบไล่ตามได้ว่าเกิดอะไรขึ้น ส่วนขั้นตอนเฉพาะของเอกสารภาษี ให้ทำตามที่กฎหมายกำหนด หรือปรึกษาผู้สอบบัญชี

• ไม่ลบ ไม่แก้ทับ เอกสารที่บันทึกแล้ว
• ยกเลิกด้วยเอกสารแยกที่อ้างถึงเอกสารเดิม
• ต้องการรายการที่ถูกต้อง ให้ออกเอกสารใบใหม่
• เอกสารภาษีทำตามที่กฎหมายกำหนด

Audit Trail และการปิดงวดบัญชี

Audit Trail หรือร่องรอยการตรวจสอบ คือข้อมูลที่ทำให้ไล่ย้อนได้ว่าตัวเลขในงบมาจากเอกสารใด ใครเป็นผู้บันทึก แก้ไข หรือยกเลิก และทำเมื่อไร ส่วนการปิดงวดบัญชีคือการสรุปยอดของงวดที่ตรวจแล้ว และควบคุมไม่ให้มีรายการเข้าไปเปลี่ยนตัวเลขของงวดนั้นภายหลัง หากพบข้อผิดพลาดหลังปิดงวด โดยทั่วไปจะไม่ย้อนไปแก้รายการเดิม แต่บันทึกรายการปรับปรุงให้เห็นร่องรอย ส่วนจะบันทึกในงวดใด ควรปรึกษาผู้สอบบัญชี

• ไล่ย้อนได้จากตัวเลขในงบ ไปถึงเอกสารต้นทาง
• รู้ว่าใครบันทึก แก้ไข หรือยกเลิก และเมื่อไร
• งวดที่ปิดแล้วไม่ควรมีรายการเข้าไปเปลี่ยนตัวเลข
• ข้อผิดพลาดหลังปิดงวด แก้ด้วยรายการปรับปรุง

SML ยกเลิกด้วยเอกสารยกเลิก ไม่ลบเอกสารเดิม

ใน SML Ai Account & ERP การยกเลิกเอกสารทำด้วยการออก «เอกสารยกเลิก» แยกต่างหาก เอกสารเดิมไม่ถูกลบ และสถานะของเอกสารเดิมคำนวณจากเอกสารยกเลิก จึงเห็นได้ทั้งเอกสารต้นฉบับและการยกเลิก ระบบตรวจงวดบัญชีตอนบันทึก เก็บประวัติการทำงาน (log) และมีแผนผังเชื่อมโยงเอกสารต้นทาง-ปลายทาง ช่วยให้ไล่ดูได้ว่าเอกสารแต่ละใบเชื่อมกับเอกสารใดบ้าง ตัวโปรแกรมยังออกแบบโดยห้ามเขียนคำสั่งฐานข้อมูลตรงลงตารางเงิน

• ยกเลิกด้วยเอกสารยกเลิกแยกต่างหาก
• ไม่ลบเอกสารเดิม สถานะคำนวณจากเอกสารยกเลิก
• ตรวจงวดบัญชีตอนบันทึก
• แผนผังเชื่อมโยงเอกสารต้นทาง-ปลายทาง
• เก็บประวัติการทำงาน (log) และห้ามเขียนคำสั่งฐานข้อมูลตรงลงตารางเงิน

AI เฝ้าระวังทุจริต จากการใช้งานจริงของผู้ใช้

นอกจากร่องรอยของเอกสาร SML ยังมี AI เฝ้าระวังทุจริต ที่บันทึกทุกการเปิดหน้าจอ แก้ไข บันทึก และลบของผู้ใช้ แล้วให้คะแนนความเสี่ยงทันที เช่น การแก้ข้อมูลแล้วปิดหน้าจอโดยไม่บันทึก หรือการลบรายการ เหตุการณ์ที่คะแนนสูงจะถูกส่งให้ AI วิเคราะห์ต่อ และแสดงผลให้ผู้บริหารในหน้า 3D Warning ผู้บริหารยังดูการทำงานของพนักงานแบบสดผ่านจอ 3D และจอแผนที่ประเทศไทยสำหรับทีวีผู้บริหารได้

• บันทึกการเปิดหน้าจอ แก้ไข บันทึก และลบของผู้ใช้
• ให้คะแนนความเสี่ยงทันที
• เหตุการณ์คะแนนสูงส่งให้ AI วิเคราะห์ต่อ
• ผู้บริหารดูผลในหน้า 3D Warning

ข้อมูลอยู่ที่ไหน และใครเข้าถึงได้

ร่องรอยการตรวจสอบจะมีความหมายเมื่อข้อมูลถูกเก็บอย่างเป็นระบบและควบคุมสิทธิ์ได้ SML Ai Account & ERP ใช้ฐานข้อมูล PostgreSQL แยกฐานข้อมูลต่อบริษัทเมื่อใช้งานหลายบริษัท และกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ได้ระดับเมนูและฟังก์ชัน กิจการเลือกติดตั้งได้ 3 แบบ คือ On-Cloud, Hybrid Cloud หรือ On-Premise แบ็กเอนด์เขียนด้วยภาษา Go รันเป็น Docker container บน Linux Server ได้ พร้อมไฟล์ docker-compose และ Kubernetes

• แยกฐานข้อมูลต่อบริษัท
• สิทธิ์ผู้ใช้ระดับเมนูและฟังก์ชัน
• เลือกได้ On-Cloud, Hybrid Cloud หรือ On-Premise
• รันเป็น Docker container บน Linux Server ได้